Nel momento in cui si si appresta a progettare un nuovo sistema di archiviazione documentale, che vada ad inserirsi nel tessuto operativo quotidiano di un’azienda che lavora da tempo, è importante tenere conto di due fattori fondamentali. Se infatti da un lato non è possibile trascurare la realtà del lavoro, con i suoi eventi non standard, gli imprevisti, e le quotidiane difficoltà, dall’altro non è neppure immaginabile lasciare da parte i criteri reali e necessari, anche se innovativi, che possono soli far sì che il sistema non soltanto funzioni materialmente, ma rappresenti di fatto un reale vantaggio per chi si trova poi, giorno dopo giorno, a farne uso durante il proprio lavoro.

Solo da un’adozione completa e convinta da parte di tutta la forza lavoro coinvolta, infatti, scaturisce una reale efficacia di questo genere di sistemi.

Teniamo dunque conto che un progetto di archiviazione dovrà, ad esempio, permettere di gestire più tipi di documenti rispetto al semplice e facilmente immaginabile “foglio di carta” rappresentato da un ordine o da una fattura:

– i documenti digitali o elettronici, che questi siano informatici oppure no
– i documenti analogici, solitamente cartacei, unici (sia fiscali che non)
– e i documenti analogici non unici, che possono anch’essi essere sia fiscali che non.

Una volta fatta una reale cernita di quali saranno le tipologie e i formati dei documenti da gestire, nonché del loro effettivo volume, in modo da poter preventivare il reale flusso di documenti su base ad esempio mensile, e quindi il carico di lavoro a cui il sistema dovrà agevolmente sottostare, diventa finalmente possibile pensare a quale delle soluzioni possibili ricorrere come base stessa del sistema. Se ne identificano normalmente tre differenti tipi:

– un’archiviazione digitale completamente locale, ossia effettuata e mantenuta presso la propria sede utilizzando sia un software che dell’hardware installati localmente;
– un’archiviazione digitale solo parzialmente locale, ossia effettuata presso la propria sede con hardware locale, ma utilizzando software e storage esterni, grazie ad un servizio online;
– o per finire un’archiviazione completamente esternalizzata, ossia fatta gestire in totale outsourcing da un’azienda esterna, sia per la parte di acquisizione che di storage.

A prescindere da quale sia la scelta operata in questo senso (che dipende da molti fattori, fra cui le disponibilità economiche e temporali, l’effettiva operatività del personale, e l’esatta mole di lavoro richiesta) il sistema progettato dovrà essere in grado di svolgere quattro tipi di diverse funzioni:

– Acquisizione: fase necessaria per i documenti analogici e quindi cartacei, consiste nel digitalizzarli, normalmente tramite scanner, così che diventino dei file;
– Archiviazione: in questa fase il sistema deve saper assegnare a tutti i documenti, sia quelli originariamente cartacei sia quelli “nati” digitali, una serie di chiavi di ricerca appropriate così da permetterne il recupero ordinato e logico nel momento del bisogno;
– Conservazione; questa tappa ha il ruolo importantissimo di dare un valore legale alla versione digitalizzata del documento, in modo da superare la necessità di conservazione del documento cartaceo per dieci anni, come da norme di legge;
– Gestione del flusso documentale ; fase necessaria per il funzionamento ottimale del sistema, è il momento in cui si traccia interamente il percorso del documento, identificandone attori e momenti.

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